1.Создайте в системе «виртуального» сотрудника без учетной записи, например, « Отдел Канцелярии».

2.Настройте для необходимых сотрудников отдела бессрочные замещения «виртуального» сотрудника. Для этого создайте записи в справочнике «Замещения» и заполните поля:

*Замещающий – сотрудник отдела.

*Пользователь – созданный «виртуальный» сотрудник.

Дата начала – дата, с которой начинается замещение.

Поле Дата завершения оставьте пустым.

3.В этапах правил согласования, в которых исполнителем может быть любой сотрудник отдела, укажите «виртуального» сотрудника «Отдел Канцелярии»:

4.При необходимости настройте «виртуального» сотрудника «Отдел Канцелярии» помощником руководителя.

После настройки замещения у сотрудников отдела в проводнике системы появляется папка «Замещение». В папке находятся входящие задания и уведомления «виртуального» сотрудника, а также его исходящие задания. Они автоматически распределяются по папкам потоков. Например, задания на свободное согласование и согласование документов по регламенту помещаются в папку потока «На согласование». Сотрудникам необходимо периодически проверять входящие задания в папке «Замещения» и выполнять их. Подробнее см. «Действия при замещении сотрудников».

Если вы взяли задание из папки «Замещение» в работу, напишите в тексте задания, что работа по заданию начата и сохраните карточку. При открытии карточки задания другие сотрудники увидят текст и уже не будут приступать к его выполнению.