Ситуация

В каждом отделе помощник руководителя регулярно отправляет поручение на подготовку квартального плана развития. В таком документе собираются задачи, выполнение которых способствует повышению эффективности работы отдела. В карточке поручения в качестве исполнителя помощник указывает назначенного сотрудника из отдела, а автором и контролером – руководителя. Необходимо адаптировать вариант процесса «Простое поручение» таким образом:

•при отправке шаблона квартального плана развития на исполнение формируется поручение по новому варианту процесса;

•срок исполнения поручения автоматически устанавливается на конец месяца, когда все задачи отдела должны быть подготовлены;

•в карточке задания добавляется инструкция по подготовке квартального плана развития;

•со схемы удаляется уведомление инициатору поручения об исполнении. Так как за приемку работ отвечает руководитель отдела, помощника дополнительно уведомлять не нужно;

•при выполнении задания на исполнение поручения система проверяет, добавил ли сотрудник квартальный план развития в группу вложений «Результаты исполнения». Если документ добавлен, то задание выполняется.

Решение

1.Создайте копию стандартного варианта процесса «Простое поручение» для типа задачи Задача на исполнение поручения.

2.На закладке «Свойства» укажите имя, описание, приоритет и критерий варианта процесса:

Новый процесс будет выбран, если соблюдены условия:

•поручение не является составным;

•на исполнение отправляется документ с видом «Квартальный план развития».

3.Перейдите на вкладку «Схема» и доработайте схему также, как на скриншоте:

После первого блока «ИЛИ» добавьте:

•условие «Поручение составное или соисполнителю?». В примере дорабатывается процесс для отправки простого поручения. Пункты составного поручения и поручения для соисполнителей создаются по той же схеме «Простое поручение». Чтобы не нарушить логику их работы, добавляется условие;

•второй блок «Исполнение поручения»;

•второй блок «Приемка работ контролером».

Настройте связи между блоками и добавьте результаты выполнения.

4.Для условия «Поручение составное или соисполнителю?» задайте Логическое выражение вида:

5.Заполните свойства второго блока «Исполнение поручения»:

•в поле Заголовок укажите новое название блока, например «Исполнение поручения на подготовку плана развития»;

•в поле Исполнители укажите вычисляемое выражение Задача → Исполнитель;

•заполните тему переписки. В поле Русский укажите тему «Исполнение поручения», в поле По умолчанию – тему на английском языке «Execution of action item». Если в компании используется только русский язык, то достаточно в поле По умолчанию указать тему на русском языке;

•заполните инструкцию для исполнителя поручения. Укажите текст инструкции в поле Русский:

ПРИМЕЧАНИЕ. Если в компании используется только русский язык, то достаточно в поле По умолчанию указать шаблон инструкции на русском языке. В этом случае поле Русский можно не заполнять.

•задайте срок исполнения поручения с помощью вычисляемого выражения: Задача → Срок → Конец месяца. Как правило, работы по составлению нового квартального плана развития запускаются за месяц до закрытия предыдущего квартала и завершаются в конце месяца, поэтому для задания на исполнение поручения устанавливаем срок конец месяца.

Примечание. Срок задачи в настройках не меняется, меняется только срок задания исполнителя.

•установите флажок Назначить права по умолчанию, чтобы при старте задачи на исполнение поручения исполнителю выдавались права на просмотр вложений задачи.

6.Перейдите на вкладку и для группы вложений «Результаты исполнения» установите флажок Обязательная. Таким образом, исполнитель поручения не сможет выполнить задание, пока не добавит документы в эту группу вложений:

7.Для второго блока «Приемка работ контролером» задайте такие же свойства, как для одноименного блока на схеме.

8.Чтобы при выполнении задания на исполнение поручения помощнику не отправлялись уведомления с результатами работ, в конец схемы добавьте условие «Задание соисполнителю поручения?». Ветку Нет оставьте пустой без уведомлений и соедините ее с блоком «И»:

По ветке Да процесс исполнения поручений с соисполнителями остается без изменений.

9.Для условия «Задание соисполнителю поручения?» задайте Логическое выражение вида:

10.Сохраните изменения и согласуйте новый процесс со всеми заинтересованными лицами. Для этого в карточке процесса на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт Вложением в задачу.

11.После согласования черновика варианта процесса сделайте его действующим. Для этого в карточке варианта процесса на вкладке «Свойства» в поле Состояние выберите значение Действующая. Сохраните карточку.

В результате новый вариант процесса станет действующим. Он автоматически выбирается системой в задачах на исполнение поручения, если отправлен документ с видом «Квартальный план развития» и указан один исполнитель.

© Компания Directum, 2024