Чтобы наглядно подтвердить подписание электронной подписью (ЭП) и регистрацию документа, его можно преобразовать в формат PDF и добавить соответствующие отметки. Это может потребоваться:

•для пересылки документов по электронной почте внутри холдинга. При этом в организации должны быть положения, которые закрепляют возможность такого обмена документами;

•для передачи приказа или распоряжения сотрудникам на исполнение или ознакомление, в том числе в бумажном виде;

•при создании бумажных копий электронных документов для передачи в контролирующие органы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Преобразование в PDF с отметкой об ЭП недоступно для входящих писем, кроме полученных через сервисы обмена. Чтобы подтвердить получение письма, преобразуйте его в PDF с отметкой о поступлении.

Преобразовывать в формат PDF можно документы, у которых последняя версия в одном из следующих форматов: DOC, DOCX, ODT, PDF, PDF/A, RTF, XLS, XLSX, TXT, ODS, JPG, JPEG, PNG, TIF, TIFF, BMP, GIF.

Чтобы преобразовать документ:

1.В карточке документа на панели действий в выпадающем списке Подписание выберите пункт Создать PDF с отметками.

2.Если документ подписан, но не зарегистрирован, начинается преобразование в PDF с отметкой об ЭП.

При создании PDF для зарегистрированных документов открывается окно, в котором настраивается отображение сведений о регистрации. Проверьте их и скорректируйте при необходимости:

Со сведениями о регистрации. Установите флажок, если в документ необходимо добавить отметку о регистрации.

Расположение сведений о регистрации. Возможные значения:

•По шаблону. Сведения располагаются в месте, которое было указано администратором при настройке шаблона документа;

•По координатам. При выборе значения в окне появляются дополнительные поля, с помощью которых настраиваются отступы для регистрационного номера и даты:

ПРИМЕЧАНИЕ. Корректные значения полей для настройки отступов сохраняются и автоматически добавляются при последующем преобразовании документов в PDF.

3.Нажмите на кнопку Создать.

В результате документ преобразуется в формат PDF. В зависимости от настроек в содержимое документа добавляются отметка об ЭП, регистрационный номер и дата.

Если в документе формата DOC, DOCX, ODT или RTF остались примечания, то при преобразовании в PDF они очищаются, а непринятые исправления принимаются. В оригинале документа примечания и исправления сохраняются.

Документы в форматах DOC, DOCX, ODT, PDF и размером до 1 Мб преобразуются сразу. Остальные документы преобразуются через некоторое время. В этом случае система уведомит о том, что преобразование документа началось. Карточку документа можно закрыть. По завершении преобразования появится соответствующее уведомление со ссылкой на карточку документа:

ВАЖНО. Если документ не был преобразован, в истории документа появится запись с комментарием об ошибке. Например, это может произойти при попытке преобразовать зашифрованный документ или документ без содержимого. В этом случае обратитесь к администратору системы.

При необходимости можно открыть содержимое документа в том формате, в котором он занесен в систему до преобразования. Для этого в карточке документа нажмите на кнопку и выделите версию документа в формате PDF. В контекстном меню версии выберите пункт Открыть оригинал.

Отметка о подписании

При преобразовании в документ добавляется отметка о подписании ЭП тем сотрудником, который указан в карточке документа в поле Подписал. Если такой подписи нет, то в документ добавляется отметка о последней по времени подписи документа с результатом «Утверждено». При этом если документ подписан:

•квалифицированной ЭП, то в отметке содержится информация о сертификате ЭП, его владельце и сроке действия:

•квалифицированной ЭП на основании электронной доверенности, то в отметку об электронной подписи еще добавляется единый регистрационный номер доверенности:

•простой ЭП, то в отметке содержится ФИО сотрудника, который подписал документ, и его идентификатор в системе:

Если в документе есть метка «», то отметка об ЭП добавляется в место, которое отмечено данной меткой. При этом на метке будет располагаться середина левой границы отметки.

По умолчанию метка добавлена в стандартные шаблоны исходящего письма, сопроводительного письма к договору, приказа, распоряжения, служебной записки, повестки и протокола совещания, устава проекта, итогового и промежуточного отчета по проекту. При необходимости администратор системы может добавить метку в другие шаблоны. Если в документе нет метки, то отметка об ЭП добавляется на последней странице документа внизу.

Для документов, которые получены или отправлены контрагентам через сервисы обмена, есть особенности при добавлении отметки об ЭП.

ПОДРОБНЕЕ

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024