Ситуация

В организации входящие документы направляются на рассмотрение генеральному директору. Он рассматривает документы в бумажном виде с предварительно подготовленным проектом резолюции. Необходимо адаптировать процесс рассмотрения документа таким образом:

•проект резолюции готовит советник генерального директора;

•помощник генерального директора получает задание на печать документа и проекта резолюции, распечатывает документы и приносит руководителю на рассмотрение в бумажном виде;

•если советник или помощник директора решают передать документ на рассмотрение другому руководителю, например исполнительному директору, то инициатору приходит задание на переадресацию. Он отправляет документ на рассмотрение другому адресату и выполняет задание. Процесс завершается.

В ходе рассмотрения документа проект резолюции может быть подготовлен виртуальным помощником.

Решение

1.Создайте копию стандартного варианта процесса «Рассмотрение документа одним адресатом» для типа задачи Задача на рассмотрение документа.

2.На вкладке «Свойства» укажите имя, описание, приоритет и критерии варианта процесса:

ВАЖНО. Убедитесь, что указанный приоритет выше, чем в стандартном варианте процесса.

Согласно критериям процесс выбирается, если соблюдены условия:

•документ отправляется на рассмотрение одному адресату;

•адресат является генеральным директором.

3.Перейдите на вкладку «Схема», удалите блоки условий, лишние задания и уведомления, а также перенастройте переходы между оставшимися блоками. Внешний вид схемы должен получиться таким, как на скриншоте:

4.Измените свойства блока «Подготовка проекта резолюции»:

•в поле Заголовок укажите новое название блока, например «Подготовка проекта резолюции советником»;

•в поле Исполнители укажите советника генерального директора;

•в поле Тема укажите шаблон темы задания, которая отобразится советнику в списке заданий. Например, «Подготовьте проект резолюции: $DocumentName», где $DocumentName – наименование основного документа, вложенного в задачу на рассмотрение.

5.Заполните свойства блока «Доработка проекта резолюции помощником»:

•в поле Заголовок укажите новое название блока, например «Задание на печать документа и передачу на рассмотрение»;

•в поле Исполнители укажите помощника с помощью вычисляемого выражения Параметры процесса → Адресат → Помощник;

•в поле Тема укажите шаблон темы задания, например «Распечатайте и передайте на рассмотрение проект резолюции и документ: $DocumentName», где $DocumentName наименование основного документа, вложенного в задачу на рассмотрение;

•в поле Срок укажите, за какое время должно быть выполнено задание, например 4 часа;

•заполните инструкцию для исполнителя поручения. Укажите текст инструкции в поле Русский:

6.На схему добавьте блок «Задание» между блоками «Удаление неутвержденного проекта резолюции» и «ИЛИ».

Когда инициатор получает это задание, он должен создать новую задачу на рассмотрение с другим адресатом. После выполнения задания всем наблюдателям приходит уведомление о результате рассмотрения, и процесс завершается:

7.Заполните свойства блока «Задание»:

•в поле Заголовок укажите новое название блока, например «Задание на переадресацию рассмотрения»;

•в поле Исполнители укажите инициатора задачи с помощью вычисляемого выражения: Задача → От;

•в поле Тема укажите шаблон темы задания, например «Переадресуйте рассмотрение новому адресату: $Addressee». Задайте параметр $Addressee с помощью вычисляемого выражения: Параметры процесса → Адресат → Персона → Фамилия и инициалы;

•в поле Срок укажите, за какое время должно быть выполнено задание, например 4 часа.

8.В блоке «Подготовка проекта резолюции» перейдите на вкладку «Результаты выполнения», выберите пункт Переадресовать рассмотрение, а затем нажмите на кнопку Добавить. В открывшем окне заполните поля значениями:

•Параметр процесса – Адресат;

•Операция – Установить значение;

•Значение – Задание → Переадресовать сотруднику.

После изменения свойств и добавления нового блока схема примет вид:

8.Сохраните изменения и согласуйте новый вариант процесса рассмотрения со всеми заинтересованными лицами. Для этого в карточке процесса на панели действий нажмите на кнопку Отправка и выберите пункт Вложением в задачу.

9.После согласования черновика варианта процесса сделайте его действующим. В карточке варианта процесса на закладке «Свойства» в поле Состояние выберите значение Действующая. Сохраните карточку.

В результате новый вариант процесса станет действующим. Он автоматически выбирается системой в задачах на рассмотрение документа, если документ отправляется только генеральному директору.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024