Установите флажок Автоматически запускать задачи по этапам плана проекта, чтобы по каждому этапу плана со статусом Не начат или В работе ответственному за этап автоматически отправлялась задача.

В поле Условие запуска выберите условие для отправки задачи:

•Наступила дата начала этапа. Задача отправляется в соответствии с плановой датой начала этапа, независимо от того, были ли выполнены предшественники;

•Предшественники выполнены. Если у этапа есть предшественник и между ними установлена связь типа окончание-начало, то задача отправляется после завершения работ по предшественнику. Если установлена связь типа начало-начало, задачи по этапу и предшественнику отправляются одновременно. Если у этапа нет предшественников, то задача отправляется при наступлении плановой даты;

•Выполнены предшественники и наступила дата начала. Задача отправляется, если наступила плановая дата начала этапа и завершены работы по предшественникам с типом связи окончание-начало. Если установлена связь типа начало-начало, задачи по этапу и предшественнику отправляются одновременно. Если у этапа нет предшественников, то задача отправляется при наступлении плановой даты;

•Выполнены предшественники или наступила дата начала. Задача отправляется, если наступила плановая дата начала этапа или выполнены предшественники.

По умолчанию выбрано условие Выполнены предшественники или наступила дата начала.

Задачи отправляются с помощью фонового процесса «Планирование проектов. Автоматическая отправка задач», который настраивает администратор системы. По умолчанию фоновый процесс запускается один раз в день.

Совет. При выборе условия Предшественники выполнены или Выполнены предшественники или наступила дата начала рекомендуется настроить запуск фонового процесса два раза в день или чаще.

Включить или отключить автоматический запуск задач по этапам также можно в окне плана проекта. Для этого на панели действий установите переключатель в нужное положение:

Для контроля за ходом работ по плану можно использовать задания на приемку. Инициатор задачи по этапу получает задание на приемку, если установлен флажок Отправлять задания на приемку работ в рамках задач по этапам. Снимите флажок, если приемка работ не требуется.

Подробнее см. в руководстве пользователя Directum RX, раздел «Приемка работ по задаче».

Руководители, ответственные за этапы и другие сотрудники, которые работают с планом или заинтересованы в результатах проекта, могут узнавать о значимых событиях из уведомлений. Эти уведомления отображаются в выпадающем списке Оповещения и в папке потока «Команда и проекты». Например, уведомления могут приходить о назначении ответственным за этап или приближающемся сроке достижения вехи.

Уведомления о событиях формируются на основе последней версии плана. При этом необходимо учитывать особенности:

•если план связан с закрытым проектом, то независимо от настроек в плане проекта уведомления рассылаться не будут;

•если план связан с проектом в состоянии Инициация, Планирование, Исполнение или Завершение, то уведомления будут рассылаться, если план проекта находится в состоянии Действующий. Иначе уведомления не отправляются;

•если план не связан с проектом, то уведомления будут рассылаться, если план проекта находится в состоянии Действующий. Иначе уведомления не отправляются.

Сотрудники могут получать уведомления в разное время: сразу после наступления события, в виде сводки за день или заранее. То, какие уведомления и как часто получает сотрудник, зависит от настроек уведомлений, заданных для его роли в проекте.

Уведомления можно настроить для сотрудников с ролями:

Настройки уведомлений в плане разделены на группы:

•«Назначение ответственных». Уведомления о назначении ответственного за раздел, этап, веху и операцию;

•«Плановые даты». Уведомления о приближающихся сроках начала и завершения элементов плана, а также о просроченных этапах, разделах, вехах и операциях;

•«Прочие». Уведомления об изменении статуса этапов.

Чтобы задать настройки уведомлений:

1.В колонках с ролью сотрудника на проекте выберите время отправки уведомления. Возможные значения:

•Сразу – сотрудники получают уведомление сразу же после того, как событие произошло. Значение недоступно для событий из группы «Плановые даты»;

•Раз в день – сотрудники получают информацию о событии в сводном уведомлении. Сводные уведомления содержат информацию обо всех событиях за предыдущий день, кроме тех, для которых настроены мгновенные уведомления. Если мгновенные уведомления о событиях не были прочитаны в течение дня, то они попадают в сводное уведомление, а в списке Оповещения помечаются как прочитанные. Сводные уведомления отправляются ежедневно фоновым процессом «Команда и проекты. Отправка сводных уведомлений». Время по умолчанию – 6:00 по часовому поясу сервера;

•Заранее – сотрудники получают информацию в сводном уведомлении за несколько дней до наступления события. Укажите количество дней, за которое нужно уведомить о событии, в поле Уведомлять заранее, дней. По умолчанию уведомления приходят за 3 дня до события. Значение доступно для событий из группы «Плановые даты», за исключением уведомлений о нарушении сроков;

•Никогда – сотрудники не получают уведомление о событии.

2.Сохраните изменения.

Чтобы вернуться к стандартным настройкам, нажмите на ссылку Восстановить настройки по умолчанию.

Пример. Отправка уведомлений руководителю по всем элементам плана

Команда приступает к реализации ключевого проекта компании, и руководитель плана хочет лично контролировать статус по каждому разделу, этапу, операции и вехе. В этом случае в группе «Плановые даты» рекомендуется настроить отправку уведомлений следующим образом:

Таким образом руководитель будет получать уведомления:

•о плановой дате начала этапов и разделов, а также о нарушении сроков – в ежедневной сводке в день наступления события;

•о плановой дате завершения этапов, разделов, вех и операций – в ежедневной сводке за 3 дня до наступления события.