Если по этапу отправлена задача, то рядом с его названием отображается иконка:

– в работе;

– просрочена;

– завершена.

Примечание. У завершенных этапов значения в столбцах ИСР, Название, Начало, Окончание, Длительность, %, Статус и Ответственный отображаются серым цветом.

В табличной части длительность этапов приведена без выходных и праздничных дней, указанных в календарях рабочего времени.

Примечание. Чтобы быстро преобразовать этап в веху, укажите для него нулевую длительность.

В настройках внешнего вида плана можно включить отображение столбцов:

•Базовое начало и Базовое окончание – даты начала и окончания этапов из актуальной версии плана. Они могут отличаться от плановых дат, если после утверждения в новых версиях плана вносились изменения;

•Факт. начало и Факт. окончание – даты фактического начала и окончания этапов. Если по этапу отправлена задача, то значения заполняются автоматически и становятся недоступны для редактирования. Иначе даты можно заполнить вручную. Для разделов значения рассчитываются как самая ранняя дата фактического начала и самая поздняя дата фактического окончания вложенных этапов. Срок вехи заполняется вручную;

•Факт. длительность – количество рабочих дней с даты фактического начала этапа по дату фактического окончания. Если не заполнено значение Факт. начало или Факт. окончание, фактическая длительность не рассчитывается.

Данные из этих столбцов удобно использовать, например, если по некоторым этапам возникли задержки, и руководителю нужно оценить, возможно ли завершить план в утвержденные сроки.

Трудоемкость и затраты по этапам рассчитываются автоматически. Подробнее см. раздел «Расчёт трудоемкости и затрат».

Чтобы просмотреть краткую информацию об этапе, нажмите на него. В результате на диаграмме Ганта открывается окно:

Если по этапу отправлена задача, в его заголовке отображается ссылка на задачу и значок с ее статусом: – в работе, – завершена.

Под заголовком оранжевым цветом указывается дата отправки задачи и ее завершения. Плановые сроки этапа отображаются в скобках:

По кнопке Изменить открывается карточка этапа.

В табличной части плана можно посмотреть информацию о финансовых операциях:

Рядом с названием операции отображается иконка направления:

• Финансирование – собственные затраты компании на реализацию проекта;

• Поступление – получение оплаты за услуги или товары компании в рамках проекта;

• Освоение – затраты на приобретение долгосрочных активов, например, покупка оборудования или недвижимости.

Затраты по финансовым операциям отображаются в столбцах Баланс план. затрат и Баланс факт. затрат. Подробнее см. раздел «Расчёт трудоемкости и затрат».

Чтобы отслеживать движение денежных средств по проекту в разрезе направлений и периодов времени, используйте панель «Финансы».

Настраивайте внешний вид таблицы для удобного просмотра:

•выбирайте уровень элементов в иерархической структуре для отображения в плане проекта. Для этого используйте кнопки  в столбце ИСР. Например, чтобы показать в плане только разделы, нажмите на кнопку ;

•сворачивайте дочерние элементы по кнопке слева от названия основного этапа, чтобы уменьшить табличное представление. Это удобно, когда запланировано большое количество работ;

•разворачивайте элементы плана по кнопке . Они также сворачиваются и разворачиваются на диаграмме;

•отображайте в плане только необходимые для работы колонки. Для этого откройте панель настройки внешнего вида по кнопке и установите или снимите флажки параметров. Например, чтобы в табличной части отобразились колонки Сметная стоимость, Подрядчик и Заказчик, установите соответствующие флажки:

•фильтруйте список этапов по названию или ответственному сотруднику. Поиск выполняется по всем формам указанного слова:

Работайте с элементами плана с помощью быстрых действий и горячих клавиш. Чтобы открыть список быстрых действий, наведите курсор на этап, раздел, веху или финансовую операцию. В списке доступны:

– создание дочернего элемента (Ctrl+Enter). Действие доступно для разделов;

– создание элемента того же уровня (Shift+Enter). Действие доступно для этапов, финансовых операций и вех;

– открытие карточки этапа, раздела, вехи или финансовой операции;

– назначение ресурсов на этап;

– добавить связь между этапами (CTRL+F2);

– разорвать связь между этапами (CTRL+SHIFT+F2);

– удаление этапа, раздела, вехи или финансовой операции. Раздел удаляется вместе со всеми вложенными элементами, если для них нет отметок трудозатрат.

Примечание. Если по этапу есть отметка трудозатрат или запущена задача, удалить его нельзя.

Для заполнения данных об элементах плана используйте горячие клавиши:

•CTRL+C – копировать текст текущей ячейки таблицы;

•CTRL+SHIFT+C – копировать текущий элемент плана;

•CTRL+V – вставить данные из буфера обмена в текущую ячейку или этап. Вставить в ячейку можно только данные соответствующего типа, например, в ячейку Начало – только дату. В ячейки Предшественники и Ответственный вставлять данные нельзя.

Если скопировано несколько элементов, данные вставляются в текущую и следующие ячейки. Если скопированных элементов больше, чем оставшихся строк, добавляются новые строки;

•CTRL+SHIFT+V – вставить скопированные элементы под текущим. Если скопирован текст, то создается один этап, а текст вставляется в его название.

Трудоемкость автоматически рассчитывается:

•по этапу – как сумма показателей по ресурсам;

•по разделу – как сумма показателей по этапам.

При необходимости трудоемкость по этапу или разделу можно указать вручную.

Если план связан с проектом, участники проекта в роли «Команда управления» и сотрудники, входящие в предопределенную роль «Аудиторы», могут посмотреть затраты по этапам, разделам и финансовым операциям. Для остальных сотрудников данные скрыты.

Информация отображается в столбцах:

•Баланс план. затрат – плановые затраты на этап, раздел или финансовую операцию. Значение заполняется автоматически:

по этапу – на основе ресурсов, назначенных на этап. При необходимости значение можно ввести вручную;

по финансовой операции – на основе планового или ожидаемого значения в карточке;

по разделу – как сумма плановых затрат по вложенным этапам и финансовым операциям. При этом значения финансовых операций с направлениями Поступление и Освоение вычитаются из общей суммы затрат. При необходимости значение можно ввести вручную;

•Баланс факт. затрат – фактические затраты на этап, раздел или финансовую операцию. Значение заполняется автоматически:

по этапу – по сумме утвержденных отметок на этап;

по финансовой операции – по сумме фактических транзакций, связанных с операцией;

по разделу – как сумма фактических затрат по вложенным этапам и финансовым операциям. При этом значения финансовых операций с направлениями Поступление и Освоение вычитаются из общей суммы затрат.

При необходимости значение можно ввести вручную.

Если значение ввели вручную, то ячейка отмечается значком . Чтобы посмотреть автоматический расчет, наведите указатель мыши на ячейку. Для удаления значения, введенного вручную, нажмите на кнопку .

Чтобы посмотреть, какая часть затрат по проекту или разделу приходится на ресурсы, а какая – на финансовые операции, в настройках внешнего вида плана добавьте столбцы:

•План. затраты на операции – плановые затраты на финансовые операции. Для финансовых операций значение заполняется автоматически из столбца Баланс план. затрат. Для разделов рассчитывается сумма значений вложенных операций. При этом значения финансовых операций с направлениями Поступление и Освоение вычитаются из общей суммы. Значение в столбце недоступно для редактирования;

•Факт. затраты на операции – фактические затраты на финансовые операции. Для финансовых операций значение заполняется автоматически из столбца Баланс факт. затрат. Для разделов рассчитывается сумма значений вложенных операций. При этом значения финансовых операций с направлениями Поступление и Освоение вычитаются из общей суммы. Значение в столбце недоступно для редактирования;

•План. затраты на ресурсы – плановые затраты на ресурсы по этапу. Для этапов значение заполняется автоматически из столбца Баланс план. затрат. Для разделов рассчитывается сумма значений вложенных этапов. Значение в столбце недоступно для редактирования;

•Факт. затраты на ресурсы – плановые затраты на ресурсы по этапу. Для этапов значение заполняется автоматически из столбца Баланс факт. затрат. Для разделов рассчитывается сумма значений вложенных этапов. Значение в столбце недоступно для редактирования.

Чтобы изменить иерархическую структуру элементов плана:

•перемещайте элементы и меняйте порядок их следования с помощью Drag-and-Drop. Для этого зажмите этап левой кнопкой мыши и перетяните его;

•повышайте или понижайте уровень вложенности элементов с помощью кнопок и на панели действий или с помощью Drag-and-Drop.

Диаграмма Ганта

Панель ресурсов

Панель версий

Создание этапа

Создание финансовой операции